Notion – app ghi chép cực xinh xắn và nhiều tính năng (take notes & planning)

Là một người ngoài công việc chính còn đua đòi viết blog, làm nội dung linh tinh trên mạng xã hội, mình thường xuyên tranh thủ thời gian rảnh để viết, có lúc ở nhà, có lúc là giờ nghỉ trưa ở công ty. Nhiều khi đọc thấy chủ đề gì hay, ý tưởng lóe lên trong đầu, mình phải nhanh chóng ghi chú lại để có thời gian thì viết. Ngoài công việc blog, mình cũng thích ghi chép lại những thứ liên quan tới cuộc sống như việc chi tiêu, những bộ phim hay cần xem, hoặc copy lưu lại bài báo hay, công thức nấu ăn, câu chuyện truyền cảm hứng trên facebook…

Trước đây mình làm như thế này: Website, bài báo nào hay, mình sẽ bookmark lại ở trình duyệt. Còn lại là các sản phẩm của Google: tracking dùng Sheets, Viết blog, soạn từ vựng, ghi chú,…mình nhét hết vào Keep hoặc Docs. Lên lịch làm việc mình dùng Google Calendar. Mình thấy cũng ổn nhưng có một điều cực kì khiến mình khó chịu đó là mình phải đổi qua đổi lại giữa nhiều app khác nhau. Thứ hai là, các file/ghi chú được sắp xếp tự động theo tứ tự thời gian hoặc ABC, rất khó cho mình bỏ vào 1 folder phân loại theo cùng chủ đề. Sau thời gian dài lục lọi, thử từ Trello qua mấy app Hàn Quốc, một ngày nọ mình thấy một group chuyên thảo luận về app tên là Notion. Cũng tò mò dùng cho biết, ai dè đâu chỉ sau vài ngày dùng, mình đã hoàn toàn bị chinh phục. Đây đúng là cái app “all-in-one” – tất cả nằm hết ở một chỗ như tôn chỉ của nhà làm app. Trong bài viết này, mình sẽ review qua app để chúng ta cùng xem nó có gì hay dở nhé!

Điểm mạnh mẽ lớn nhất: All-in-one

Notion không đơn thuần chỉ là một app ghi chú như Google Keep hay các app note trên điện thoại. Nó là một app theo dõi, sắp xếp các ghi chú, theo dõi tiến độ công việc, lập danh sách và kiêm luôn nhắc nhở. Notion hỗ trợ soạn thảo văn bản cực kì tốt, nó cho phép bạn chèn hình ảnh bất cứ chỗ nào bạn thích (chứ không phải như Keep là hình dán xong sẽ chạy tút lên đầu trang), tô màu chữ, highlight chữ, tô đậm, chỉnh chữ to nhỏ, chia cột, dàn trang… Bạn còn có thể chèn ngày tháng, chèn file, nhúng Youtube hoặc chèn code nữa nha.

Đọc tới đây thì có lẽ bạn vẫn chưa thấy có gì ưu việt, cũng hao hao như Google Docs thôi mà. Đây đây, cái điểm của Notion giúp nó đánh bại các app khác đó là bạn có thể tạo bảng biểu với nó. Bảng biểu là thứ mình cực kì thích vì nó là một danh sách “cao cấp” giúp bạn quản lý mọi thứ dễ dàng. Hãy nhìn ví dụ dưới đây là hiểu liền.

Trên đây mình áp dụng Notion để chép bài học và theo dõi việc ôn tập. Với mỗi bài học mình có thể đánh dấu bằng mấy cái tag màu mè đây là bài môn gì, với bài này thì bài tập về nhà tương ứng của nó là gì, deadline khi nào nộp, ghi chú thêm bài này cần hỏi thằng A, bài kia cần xem lại phần B, bài nọ nộp vào email thầy C. Bạn cũng có thể gắn cái link file bài tập hoặc video vào bên cạnh, lúc nào click phát là ra nguồn tài liệu luôn. Hay nữa là bạn có thể nhấn nút “open” ở cột tiêu đề, nhấn xong là Notion sẽ mở ra một trang cho bạn tha hồ viết vào đấy, hình ảnh, bài học, review, tóm tắt, tất tần tật cứ copy chèn vào. Tiện quá phải không?

Quan trọng nhất là, Notion có nút “remind” để nhắc việc cho bạn, khỏi lo quên nha!

Giao diện xinh ơi là xinh

Các app về quản lý, take note khác thường có giao diện rất đơn giản, còn Notion thì khác. Có lẽ những người làm app Notion rất yêu cái đẹp mà từ website tới sản phẩm đều rất xinh xắn. Với mỗi page, Notion cho phép bạn add một cái icon, kèm theo ảnh bìa tự chọn. Với công cụ có sẵn, người dùng Notion thỏa sức sáng tạo tô điểm cho workspace của mình, sau đây là một vài ví dụ:

Tạo Wiki bản thân trên Notion

Notion gợi ý cho bạn ở trang chủ hãy tạo một cái “personal wiki” tức là một trang mẹ chứa những trang con, nó giống như một cái từ điển bách khoa toàn thư về bạn: công việc, học tập, cá nhân, giải trí… Cột công việc chứa trang con như task list, calendar, ghi chú họp, theo dõi công việc nhóm. Cột học tập chứa trang tài liệu học, ghi chú, lịch ôn thi, danh sách website khóa học… Cột cá nhân chứa trang quản lý tài chính, công thức nấu ăn, reading list, danh sách phim, quán ăn…

Với mình, mình dùng Notion quản lý chi tiêu trong tháng (Notion có phép tính tổng luôn), lên danh sách những việc phải hoàn tất như lịch đăng bài, deadline công việc. Có một cái mà nhờ Notion mình mới làm đó là reading list, làm một danh sách những quyển sách đã, đang và muốn đọc, nhìn vào đây giúp mình có động lực để đọc sách hơn, xem trong một năm mình đọc được bao nhiêu quyển.

Điểm trừ của Notion

Bạn có thể dùng Notion theo 3 cách: trình duyệt web như Chrome, app máy tính và app điện thoại. Notion cho phép đồng bộ các thiết bị với nhau nên khỏi lo nhé. Tuy nhiên điểm trừ là app điện thoại của nó khá chậm, chủ yếu dùng để view thôi, còn thêm bớt sửa xóa cứ lên laptop/máy tính nhé. Ví lí do đó mà về phần calendar mình vẫn yêu thích dùng của Google.

Notion là một app có nhiều tính năng, sẽ mất một lúc để bạn học cách dùng nó. Những bạn chỉ có nhu cầu ghi chép đơn giản có lẽ sẽ không có kiên nhẫn để sử dụng app. Còn ai yêu cái đẹp, thích công việc planning, tracking, organizing, thích lâu lâu nhìn lại để xem bản thân đã, đang, sắp làm cái gì thì Notion rất phù hợp. Notion cũng có chức năng quản lý dự án, quản lý làm việc nhóm, share với bạn bè, giao việc, tải database… nhưng mình chưa dùng nên chỉ review đến đây thôi. Notion có nhiều mức giá khác nhau, còn chỉ dùng bản thân thì yên tâm là nó hoàn toàn miễn phí.

Update: Mình đã viết bài hướng dẫn cơ bản cách dùng Notion, mọi người đọc ở đây nhé: https://learnlingo.co/huong-dan-su-dung-notion-de-ghi-chep-danh-cho-nguoi-moi-bat-dau/