Xin chào! Nhân một ngày ngập ngụa trong đống email chi chít chữ với chữ, tối nay sau khi đi làm về mình quyết tâm viết bài này để chia sẻ một tip nhỏ xíu mà mình thường áp dụng để quản lý inbox một cách tốt hơn.
Có nhiều cách để quản lý hộp thư, bạn có thể đặt rules để xếp các người gửi cùng một công ty vào folder riêng, xếp theo dự án, xếp theo đơn hàng, gắn nhãn cho email… Các cách này đều đòi hỏi bạn phải bỏ một xíu thời gian để set up, phân loại… Còn đối với một đứa nhác như mình, inbox luôn ở chế độ mặc định, nghĩa là email sẽ được xếp theo thứ tự thời gian, cái nào mới nhất sẽ xuất hiện ở top rồi dần dần đi xuống.
Thường mình có khá nhiều người gửi email từ các công ty khác nhau nên inbox của mình giống như một nồi thập cẩm với đủ thông tin và rất khó nhìn, cụ thể trông nó sẽ như thế này:
Mớ chữ lộn xộn này khiến mình khá rối, không biết khách nào đang gặp vấn đề và nên bắt đầu từ ai. Để làm mọi thứ thuận tiện hơn, mình đã hình thành một thói quen KHI BẮT ĐẦU SOẠN MỘT EMAIL, đó là mình sẽ thêm một tag tên công ty khách hàng/nhà cung cấp vào mở đầu subject, rồi mới đến tóm tắt nội dung công việc/email. Mình trình bày như sau:
[Tên Công ty] Về việc ……
Ví dụ:
- [Grab] Yêu cầu thanh toán tháng 10
- [Hoa Sen Hotel] Book khách sạn | 18 – 21 Sep
Mình thử áp dụng cách này vào inbox nhé:
Bạn thấy không, không cần mở từng email một mà chỉ cần nhìn qua inbox, mình đã có thể nắm sơ sơ được tình hình chung, đó là về việc túi giấy, bạn đang đặt 1 đơn hàng với An Eco và cần tìm hồ sơ thanh toán của Green Paper để submit kế toán. Mình cũng sẽ ưu tiên giải quyết “giao hàng chậm trễ” trước vì Coffee House là khách hàng lớn của bên mình, còn Cà phê Võng là khách nhỏ nên sẽ để sau.
Ngoài việc khiến bạn dễ nắm bắt thông tin, cách làm này còn giúp bạn dễ dàng tìm kiếm email hơn nữa đó. Có nhiều khách hàng, đối tác của mình sử dụng email cá nhân (đuôi gmail.com) và lại chẳng có ký tên công ty ở dưới, nên mỗi lần mình gõ tên công ty, email đó sẽ không xuất hiện. Ví dụ trước đây mình đặt hàng với Green Paper qua bạn Tường Vy, vì bạn dùng email cá nhân nên đuôi email sẽ không có chữ greenpaper, ký tên cũng không có nốt, thành thử gõ từ khóa “green paper” sẽ tìm không ra. Nhưng nếu trước đây bạn thêm tag [Green Paper], đến lúc tìm kiếm, cuộc hội thoại này sẽ nhảy ra liền!
Có một số tập đoàn lớn họ có chuẩn hóa format tiêu đề email cho nhân viên làm theo, nhưng còn rất rất nhiều công ty ngoài kia thì mạnh ai nấy viết, nên việc bạn tự tạo một quy tắc cho mình sẽ giúp công việc gọn gàng và thuận lợi hơn đấy. Hi vọng tip của mình sẽ giúp ích cho các bạn nhé!